2nd International Symposium on "Generation and Transfer of Knowledge for Digital Transformation"

SITIC2023

Automation of the accounting process for the Management of control of supplies and tools.

Abstract

As part of the monetary unification, a series of implementations were carried out in ETECSA, such as the Manual of Procedures for the Control of Tools and Equipment in Use, version 2.0 Valid from: 03/01/2021 - Valid until: 03/01/ 2025. This brought about the re-implementation of the tool for the automated generation of tool control processes as well as the different cost centers and locations that changed after this process. Modifying the cost centers and premises brought with it extensive work to create areas and groups of responsibility, which was also generated with the new change in structure in the company, so it was decided to create another tool that would be in charge of automating this process reducing the level of complexity when preparing this document. The development of this tool is very useful for the Department of Information Technology and the Department of Economy, as well as the other departments of the Territorial Directorate since it allows us to quickly carry out a transfer, registration and deletion of the tools, as well as the Areas of Responsibility. This work contributes to the optimization of the site and continuous improvements in the document creation process in the shortest possible time with a minimum of errors.

Resumen

Como parte de la unificación monetaria se llevaron a cabo en ETECSA una serie de implementaciones como la Manual de Procedimientos para el Control de los Útiles y herramientas en uso, version 2.0 Válido desde: 01/03/2021 - Válido hasta: 01/03/2025. Esto trajo consigo la re-implementación de la herramienta para la generación automatizada de los procesos del control de las herramientas así como la de los diferentes centros de costo y locales que cambiaron tras este proceso. Al modificar los centros de costo y locales trajo consigo un amplio trabajo de creación de áreas y grupos de responsabilidad, que también se generó con el nuevo cambio de estructura en la empresa, por lo que se decidió crear otra herramienta que se encargara de automatizar este proceso disminuyendo el nivel de complejidad a la hora de la confección de este documento. El desarrollo de esta herramienta es de gran utilidad para el Departamento de Tecnología de la Información y el Departamento de Economía, así como los restantes departamentos de la Dirección Territorial ya que nos permite de forma rápida confeccionar un traslado, alta y baja de las herramientas, así como las Áreas de Responsabilidad. Este trabajo contribuye a la optimización del sitio y mejoras continuas en el proceso de creación de documentos en el menor tiempo posible con un mínimo de errores.