2nd International Symposium on "Generation and Transfer of Knowledge for Digital Transformation"

SITIC2023

Platform for the Management of Scientific Events

Abstract

The Scientific Events Management Platform developed in collaboration between UCLV and DESOFT VC, based on the Odoo events module, offers a comprehensive solution for the planning and management of scientific events in Cuba. This highly customizable tool has been designed to meet the specific needs of scientific events in the region.

Our platform allows organizers to set up events in minutes, eliminating the complexity of planning. With a friendly interface, even those with no prior experience in event management can operate it with ease.

The platform offers absolute control over every aspect of the event. The functionalities include online registration, publication of calls, program management, reception of works (poster, videos), evaluation of presentations by experts, among others.

Our dedicated event support team is available throughout the event lifecycle to guide organizers in digitizing their processes and ensuring event success. With success stories, such as the II International Scientific Convention UCLV 2019 (in-person), the III International Scientific Convention UCLV 2021 (virtual) and the 13th International Congress of Higher Education (hybrid), we have demonstrated our ability to adapt to various types of events. .

Our scientific event management platform is a comprehensive, flexible and easy-to-use tool that maximizes efficiency in the planning and execution of scientific events, backed by a committed support team and a strong track record of past event success.

Resumen

La Plataforma de Gestión de Eventos Científicos desarrollada en colaboración entre la UCLV y DESOFT VC, basada en el módulo de eventos de Odoo, ofrece una solución integral para la planificación y gestión de eventos científicos en Cuba. Esta herramienta altamente personalizable ha sido diseñada para satisfacer las necesidades específicas de los eventos científicos en la región.

Nuestra plataforma permite a los organizadores configurar eventos en minutos, eliminando la complejidad de la planificación. Con una interfaz amigable, incluso aquellos sin experiencia previa en la gestión de eventos pueden operarla con facilidad.

La plataforma ofrece un control absoluto sobre cada aspecto del evento. Las funcionalidades incluyen el registro en línea, publicación de convocatorias, la gestión de programas, la recepción de trabajos (poster, videos), la evaluación de ponencias por expertos entre otras.

Nuestro dedicado equipo de soporte al evento está disponible durante todo el ciclo de vida del evento para guiar a los organizadores en la digitalización de sus procesos y garantizar el éxito del evento. Con casos de éxito, como la II Convención Científica Internacional UCLV 2019 (presencial), la III Convención Científica Internacional UCLV 2021 (virtual) y el 13er Congreso Internacional de Educación Superior (híbrida), hemos demostrado nuestra capacidad para adaptarnos a diversas modalidades de eventos.

Nuestra plataforma de gestión de eventos científicos es una herramienta integral, flexible y fácil de usar que maximiza la eficiencia en la planificación y ejecución de eventos científicos, respaldada por un equipo de soporte comprometido y una sólida trayectoria de éxitos en eventos pasados.