Simposio “Transferencia de Conocimiento en Tecnologías de la Información”

Phases for the digitization of documentary evidence in institutions linked to housing

Abstract

At present, the digitization of documents has become a necessity to strengthen the links between citizens and public institutions. The digitization of the files makes it possible to make viable and expedite the procedures related to housing, carried out by natural and legal persons. The general objective is to propose a procedure for the digitization of the archival documentation of institutions linked to Housing. Document Analysis is used as a fundamental method and Document Review as a technique to determine the stages that a procedure for digitizing archival documents should contemplate. This procedure is made up of eleven stages that comprise the basic processes of Identification and Selection, Classification and Description. It addresses elements such as Preparation, Digitization, Data Recognition, Indexing, Quality Control, Document Signature, Data Loading in the Digital Archive, Archiving, Return or Expurge and Digital Preservation. This result responds to the normalization of the digitization process in public institutions and will allow, among other benefits, to provide a higher quality service and online document consultation. As well as safeguarding the most important documents and those with the highest rate of deterioration through digital preservation.

Resumen

En la actualidad la digitalización de los documentos se ha convertido en una necesidad para fortalecer los nexos entre los ciudadanos y las instituciones públicas. La digitalización de los archivos permite viabilizar y agilizar los trámites vinculados a la vivienda, realizados por personas naturales y jurídicas. El objetivo general es proponer un procedimiento para la digitalización de la documentación archivística de instituciones vinculadas a la Vivienda. Se emplea el Análisis Documental como método fundamental y la Revisión de Documentos como técnica para determinar las etapas que debe contemplar un procedimiento de digitalización de documentos de archivo. Dicho procedimiento se compone de once etapas que comprenden los procesos básicos de Identificación y Selección, Clasificación y Descripción. Aborda elementos como la Preparación, Digitalización, Reconocimiento de Datos, Indexación, Control de la Calidad, Firma del Documento, Carga de Datos en el Archivo Digital, Archivo, Devolución o Expurgo y Preservación Digital. Este resultado responde a la normalización del proceso de digitalización en instituciones públicas y permitirá, entre otros beneficios, brindar un servicio de mayor calidad y consulta de documentos en línea. Así como salvaguardar a través de la preservación digital los documentos de mayor importancia y aquellos que mayor índice de deterioro presenten.